Cold mailing B2B a RODO i granice, których nie warto przekraczać

Dwie regulacje zamiast jednej

Pierwsza kwestia to dane osobowe, czyli RODO. Musisz mieć podstawę przetwarzania i spełnić obowiązek informacyjny. Druga kwestia to zgoda na sam kanał komunikacji, czyli na przesłanie informacji handlowej drogą elektroniczną. Tę sprawę regulują przepisy o komunikacji elektronicznej, a nie RODO.

To rozróżnienie jest źródłem większości nieporozumień. Prawnie uzasadniony interes może być podstawą przetwarzania danych, ale nie zastępuje zgody na wysłanie oferty na konkretny adres. Kampania oparta wyłącznie na argumencie o uzasadnionym interesie pomija połowę problemu.

Kiedy adres firmowy jest daną osobową

Adres imienny w formacie imię.nazwisko@firma.pl wskazuje osobę fizyczną, więc jest daną osobową. Adres ogólny typu biuro@firma.pl formalnie nie wskazuje osoby, ale w jednoosobowej działalności prowadzi wprost do konkretnego człowieka, a dane przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną są danymi osobowymi.

W praktyce dzielenie bazy na adresy osobowe i nieosobowe rzadko zostawia bezpieczną resztę. Rozsądniej przyjąć, że pracujesz na danych osobowych, i zaprojektować proces pod to założenie.

Obowiązek informacyjny, o którym wszyscy zapominają

Jeśli dane nie pochodzą od osoby, której dotyczą, tylko z innego źródła, masz obowiązek ją poinformować: kto jest administratorem, w jakim celu przetwarza dane, skąd je ma i jakie prawa jej przysługują. Ten obowiązek pojawia się najpóźniej przy pierwszym kontakcie.

W kampanii cold mailingowej oznacza to, że pierwsza wiadomość zawiera komplet tych informacji albo czytelny odnośnik do nich. Trzy zdania o produkcie i link do kalendarza tego nie spełniają.

To także test dla dostawcy bazy. Jeśli nie potrafi powiedzieć, skąd pochodzą dane, nie spełnisz obowiązku informacyjnego, nawet jeśli bardzo chcesz. Więcej o tym, czym rekord z bazy różni się od leada, piszemy na stronie o bazie firm B2B.

Sprzeciw i rezygnacja muszą naprawdę działać

Osoba, która zgłasza sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, znika z listy, a jej sprzeciw zostaje zapisany, żeby nie wróciła przy kolejnym imporcie. Sam odnośnik do rezygnacji w stopce nie wystarczy, jeśli za miesiąc ten sam adres pojawi się w nowym pliku.

Lista wykluczeń jest tu nie tylko wymogiem, ale też ochroną przed najbardziej irytującym scenariuszem: tą samą wiadomością wysłaną do kogoś, kto już poprosił, żeby przestać.

Jak prowadzimy cold mailing w usłudze Leady

W usłudze generowania leadów cold mailing jest jednym z siedmiu kanałów i prowadzimy go według tych samych zasad, które opisujemy wyżej.

• Listę budujemy pod Twój profil klienta z publicznie dostępnych danych firmowych i zapisujemy źródło każdego adresu.
• Pierwsza wiadomość zawiera obowiązek informacyjny i nie jest ofertą, tylko pytaniem, czy odbiorca chce ją dostać.
• Ofertę wysyłamy dopiero osobie, która się na nią zgodziła, a taka odpowiedź trafia do Ciebie jako lead.
• Sprzeciw i rezygnację obsługujemy od razu, a adres trafia na listę wykluczeń Twojej kampanii.
• Wysyłki mają limit w planie: 500 wiadomości miesięcznie w planie Kanał, 2 000 w Multikanale i 6 000 w Pełnym lejku.

Przetwarzanie danych w Twoim imieniu opieramy na umowie powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Szczegóły są na stronie bezpieczeństwo i RODO.

Co to oznacza dla firmy, która chce wysyłać sama

Jeśli prowadzisz cold mailing samodzielnie, potrzebujesz znanego źródła danych, podstawy przetwarzania, obowiązku informacyjnego w pierwszej wiadomości, obsługi sprzeciwu, listy wykluczeń i zgody na kanał tam, gdzie jest wymagana. To wykonalne, ale to projekt, a nie zakup pliku.

Jeśli nie masz na to czasu, masz dwie drogi. Możesz oddać kanał nam razem z pozostałymi, które dobierzemy do branży. Możesz też kupować leady z giełdy leadów, w której każdy lead ma zgodę osoby na przekazanie danych firmom (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 7 RODO), z zapisaną treścią zgody, czasem i źródłem. Wtedy dzwonisz do kogoś, kto o rozmowę poprosił.